Kā pilnveidot piegādes līgumus

Uzņēmuma dokumentācija ir jāsaglabā kārtībā. Lai starp citiem biznesa dokumentiem varētu viegli atrast pareizo preču piegādes līgumu, ir vērts tiem izveidot atsevišķu plauktu vai mapi. Bet ne tikai to. Ir jāracionalizē arī paši līgumi.

Lietošanas instrukcija

1

Apkopojiet visus līgumus, kurus vēlaties sakārtot, un novērtējiet tos. Pievērsiet uzmanību tam, cik bieži tie tiek noslēgti un ar kuriem partneriem. Tas palīdzēs jums izvēlēties dokumentu klasifikācijas veidu.

2

Ja partneru ir daudz, piemērotāks veids, kā sakārtot līgumus līdz to noslēgšanas dienai. Gadījumā, ja ilgā laika posmā tiek noslēgti līgumi ar tiem pašiem uzņēmumiem, darījuma partneri tos var grupēt atsevišķā kategorijā (mapē). Un dažos gadījumos ir pietiekami vienkārši sakārtot līgumus alfabēta secībā pēc partneruzņēmumu nosaukumiem.

3

Neatkarīgi no izvēlētās metodes neaizmirstiet, ka apjomīgās mapes ir ļoti neērti lietot. Pārskatiet līgumus un noņemiet no kopējās kaudzes tos, kuriem ir beidzies derīguma termiņš. Izveidojiet viņiem atsevišķu mapi. Šādus līgumus visbiežāk piemēro tikai katrā atsevišķā gadījumā, ikdienas darbā tie nav nepieciešami.

4

Sastādot līgumus hronoloģiskā secībā, ievērojiet vispārējos dokumentācijas uzturēšanas un glabāšanas principus. Tajās mapēs, kuras bieži izmanto, augšpusē atrodas nesen noslēgtie līgumi. Zemāk ir dokumenti ar agrāku termiņu. Iesniedzot arhīvā, gluži pretēji, pirmajam jābūt augšpusē, bet pēdējam - noslēgtajam līgumam.

5

Izmantojiet marķierus, etiķetes, grāmatzīmes un citus biroja piederumus, lai vizuāli atdalītu vienu kategoriju no citas. Pārliecinieties, vai mapē šie atdalītāji ir skaidri iezīmēti. Tas ievērojami atvieglos nepieciešamo dokumentu meklēšanu.

6

Pēc tam, kad visi preču piegādes līgumi ir piemērotā veidā izkārtoti mapē, noteikti izveidojiet dokumentu reģistru. Paņemiet to uz vāka vai salieciet mapē virs visiem līgumiem. Atstājiet tukšas rindas reģistrā. Ievietojot jaunu līgumu, ievadiet reģistrā informāciju par to.