Kā aprakstīt biznesa procesu

Nesen biznesā ir tendence pāriet no funkcionālās uz procesu pārvaldību, saistībā ar kuru ievērojami palielinās biznesa procesu pareiza apraksta un formalizācijas loma. Tikai pēc šo darbību pabeigšanas mēs varam runāt par biznesa procesu optimizēšanu kā līdzekli uzņēmuma efektivitātes paaugstināšanai.

Jums būs nepieciešams

CASE-rīks, kas ļauj formalizēt biznesa procesu grafiskā piezīmē.

Lietošanas instrukcija

1

Pirmais ir īsi un precīzi noformulēt aprakstītā procesa nosaukumu, kam vajadzētu būt saprotamam un atspoguļot biznesa procesa veidojošo darbību secības vispārīgo būtību. Piemēram, tā vietā, lai “Pieteikuma iesniegšana preces izgatavošanai un tā izpildes uzraudzībai” būtu pietiekami, nosauciet procesu “Produkta ražošanas pārraudzība”. Otrkārt, ir pareizi visu aprakstīto procesu sadalīt mazākos (“atomu”) uzdevumos vai apakšprocesu funkcijās un noteikt to ieviešanas secība. Ar šādu sadalījumu aprakstītais process būs augstākā līmeņa process. Augstākā līmeņa procesa detalizācijas pakāpe var atšķirties, taču tai jābūt pietiekamai, lai saprastu auditorija, kas izmantos jūsu aprakstu.

2

Ir vairāki veidi, kā aprakstīt biznesa procesu. Vispopulārākais no tiem ir grafisks, izmantojot diagrammas, kas izveidotas dažādos norakstos (apzīmējums ir rakstzīmju kopa, lai kaut ko norādītu).

Visizplatītākie apzīmējumu veidi biznesa procesu aprakstīšanai ir IDEF0, BPMN, EPC (ARIS) utt.

Piemēram, pakavēsimies pie diagrammas, kas izpildīta BPMN (Business Process Modeling Notation) notācijā, izmantojot rīku PowerDesigner CASE (1. att.). Galvenie diagrammas elementi ir:

1. "Process" (funkcija) - taisnstūris, kas noapaļots stūros;

2. "Pāreja" - bultiņa, kas savieno procesus;

3. “Risinājums” - rombs, kurā ir jautājums, uz kuru var atbildēt tikai ar “Jā” vai “Nē”;

4. Nosacījumi - tekstuāli izteicieni, saskaņā ar kuriem tiek veikta pāreja no vienas funkcijas uz otru. Nosacījumi vienmēr ir ievietoti kvadrātiekavās. Dažreiz ir noderīgi sadalīt diagrammu “Tracks” - vertikālās vai horizontālās sadaļās, kas norāda uzņēmuma vienības vai darbiniekus, kuri ir atbildīgi par noteiktas funkcijas veikšanu. Šajā gadījumā šīs funkcijas ikonai jābūt tās sadaļā. Papildus uzskaitītajiem elementiem diagrammā var būt arī datu saraksts, kas ir procesa ievade vai izvade, kā arī saites uz noteikumiem vai noteikumiem, saskaņā ar kuriem šī vai šī funkcija tiek veikta. Biznesa procesa apraksta piemērs "Produkta ražošanas kontrole" ir parādīts 1. attēlā. Ir viegli pamanīt, ka šī diagramma ir ļoti līdzīga problēmas risināšanas algoritma blokshēmai.

3

Procesa grafisko aprakstu var arī papildināt ar tā apakšprocesu funkciju teksta aprakstu tabulas veidā, kurā ir šādas kolonnas: procesa nosaukums, vienība (procesa īpašnieks), procesa apraksts, procesa izpildes rezultāts. Šāda apraksta piemērs ir parādīts 2. attēlā. Ja ir sagaidāma turpmāka aprakstītā biznesa procesa optimizācija, tad tabulai var pievienot arī kolonnu ar pašreiz notiekošo apakšprocesu funkciju grūtību vai trūkumu aprakstu.

Noderīgi padomi

Vienmēr ievērojiet izvēlētā biznesa procesu apraksta grafiskā notācijas noteikumus.

• M. Rybakovs. Biznesa procesu optimizācija.
• kā padarīt biznesa procesu