Izmaksu pārskats: kā aizpildīt dokumentu

Jebkuram dokumentam, kura pamatā ir naudas saņemšana, ir nepieciešama pareiza forma. Ja organizācija nodrošināja darbiniekam līdzekļus jebkādām vajadzībām, tad par viņiem ir jāatskaitās, aizpildot izdevumu pārskatu.

Kam būtu jāaizpilda izdevumu pārskats

Direktors bez iemesla nevar dot naudu organizācijai nevienam darbiniekam. Sākotnēji būtu jānosaka to darbinieku saraksts, kuriem ir tiesības saņemt avansa skaidru naudu ar sekojošu ziņojumu. Lai to izdarītu, ir nepieciešams noformēt un izdot īpašu pasūtījumu.

Ja padotajam ir nepieciešami līdzekļi jebkura biznesa veikšanai, viņam ir jāiesniedz direktoram paziņojums brīvā formā. Tiek prasīts norādīt nepieciešamo summu un mērķi, kuram nauda tiek pieprasīta. Ja direktors piekrīt apgalvojumam, viņš personīgi paraksta paziņojumu un norāda, cik daudz un cik ilgi viņš atļauj aizņemties līdzekļus.

Ir svarīgi norādīt, ka skaidru naudu var izsniegt tikai darbiniekam, kurš jau ir pilnībā uzskaitījis visas iepriekš saņemtās summas.

Dažreiz darbiniekam var būt nepieciešama pilnvara, kas jāizdod organizācijas vārdā saskaņā ar izveidoto modeli Nr. M-2 vai Nr. M-2a. Šīs veidlapas tika apstiprinātas 1997. gadā ar Krievijas Federācijas Federālā valsts statistikas dienesta lēmumu.

Par iztērēto naudu, kas tika izdota organizācijas grāmatvedības nodaļā, darbiniekam ir jāatskaitās. Ir noteikts periods, kurā jāaizpilda un jāiesniedz izdevumu pārskats. Tas ir 3 dienas pēc perioda beigām, kuru organizācijas vadītājs norādījis pieteikuma veidlapā.

Ja darbiniekam tika piešķirti līdzekļi komandējuma vajadzībām, tad viņam par tiem jāatskaitās nākamo 3 darba dienu laikā pēc atgriešanās no komandējuma.

Kā izdevumi tiek apstiprināti izdevumu pārskatā

Ja darbiniekam ir atlikusi nauda, ​​tad viņš tāpat nevarēs to atgriezt kasē. Vispirms jums ir jāsavāc visi dokumenti, kas apstiprina, ka nauda tika tērēta speciāli tām vajadzībām, kurām tās tika sniegtas. Tas var būt skaidras naudas un preču čeki, biļetes, kvītis, akti un citi stingras ziņošanas veidi.

Pēc katra šāda dokumenta saņemšanas noteikti jāpārbauda, ​​vai datums, summa un informācija ir salasāma.

Visi dokumenti darbiniekam būs jānodod grāmatvedībā.

Kas notiek, ja izdevumu pārskats nav pareizi aizpildīts

Ja darbinieks 3 dienu laikā ir nepareizi izpildījis pienākumu vai nav iesniedzis avansa ziņojumu, uzraudzības iestāde saņemtos līdzekļus uzskatīs par ienākumiem, no kuriem būs jāiekasē apdrošināšanas prēmija un iedzīvotāju ienākuma nodoklis. Ja vēlāk darbinieks tomēr iesniedz visus nepieciešamos dokumentus un atskaiti, grāmatvedim būs jāveic pārrēķins.

Organizācijas pilnvarots darbinieks no darbinieka algas var ieturēt summu, par kuru nav iesniegts pārskats.

Izdevumu pārskata sagatavošanas pamatnoteikumi

Izdevumu pārskata sniegšanas pamatā ir šādi noteikumi:

1. Izdevumu pārskats ir jāpapildina ar dokumentiem, kas apstiprina iztērētās summas.

2. Dokumenti jāiesniedz ne vēlāk kā 3 darba dienas pēc komandējuma beigām, vadītāja noteiktajā laika posmā vai sākot no darba brīža pēc slimības vai atvaļinājuma.

3. Ziņojums tiek sastādīts īpašā formā Nr. AO-1. Ir atļauts arī izmantot izdevumu pārskata veidlapu, kuru apstiprina organizācijas vadītājs.

4. Tikai izdevumu pārvaldītājam jābūt atbildīgam par izdevumu pārskata apstiprināšanu.

5. Izdevumu pārskatu aizpilda darbinieks, kurš iztērēja naudu. Arī zināma informācija grāmatvedim jāievada.

Izdevumu pārskatā jānorāda šādi dati:

1. Informācija par uzņēmumu, kurš izsniedza darbiniekam naudu.

2. Informācija par darbinieku, kurš saņēmis līdzekļus no organizācijas.

3. Mērķis, kura dēļ ir nepieciešams nodrošināt naudu uzņēmuma darbiniekam.

4. Summa.

5. Dati par visiem izdevumiem ar apstiprinājumu.

6. Bilance, ja tāda ir.

Beigās tiek likti paraksti grāmatvedības nodaļas darbiniekam un darbiniekiem, kuri izdeva naudu un saņēma atlikušo daļu.

Izdevumu pārskatā zīmogi nav nepieciešami. Tas ir tāpēc, ka dokuments ir iekšējs. Un nepārsniedz organizāciju. Turklāt kopš 2016. gada visām juridiskām personām un ne tikai individuāliem uzņēmējiem ir visas tiesības neapstiprināt savus dokumentus ar zīmogiem un zīmogiem.

Ziņojums ir aizpildīts vienā eksemplārā. Tā ir oriģinālās dokumentācijas sastāvdaļa, un tās dizainā nevajadzētu kļūdīties. Ja kāda iemesla dēļ nebija iespējams izvairīties no blotēšanas vai nepareizas aizpildīšanas, tad labāk ir ņemt jaunu formu un aizpildīt to jaunā veidā.