Kā organizēt dokumentus

Papīra darbs - darbs ar dokumentiem un dokumentācijas atbalstu vadības vajadzībām šajā konkrētajā organizācijā, ko regulē GOST R 51141-98 "Papīra darbs un arhivēšana. Termini un definīcijas". Biroja darba organizēšana sastāv no ienākošo, izejošo un iekšējo dokumentu reģistrācijas, glabāšanas un izmantošanas organizēšanas pašreizējā uzņēmuma darbībā.

Lietošanas instrukcija

1

Organizējot lietvedības darbu, nosakiet, vai jūsu uzņēmums, organizācija, ģeogrāfiski attālas vienības vai filiāles ņem vērā šo faktu un apsveriet mehānismu mijiedarbībai ar šīm vienībām. Tajos esošajai pārrakstīšanās sistēmai jābūt identiskai ar galveno biroju, lai izvairītos no problēmām reģistrācijas un dokumentu noformēšanas laikā.

2

Padomājiet par to, kuru no esošajām dokumentu noformēšanas formām jūs izmantosit: centralizētu, jauktu vai decentralizētu. Viņu izvēle nosaka uzņēmuma struktūru (vai tam ir ģeogrāfiski attālas vienības) un biroja vadības dienesta tehnisko aprīkojumu. Ja šis pakalpojums ir mazs un netiek tehniski nodrošināts, tad daļa no tā funkcijām tiek nodota vienībām. Šajā gadījumā notiek jaukti dokumenti. Ja šis pakalpojums ir aprīkots ar visu nepieciešamo personālu, tehniskajiem un programmatūras rīkiem, šāda veida lietvedība tiks centralizēta.

3

Katrā struktūrvienībā atlasiet īpašu personāla vienību, kas veiks dokumentus. Ja tas nav iespējams, ieceļ citu darbinieku, kurš savu galveno pienākumu izpildi apvienos ar lietveža funkciju.

4

Nosakiet lietu skaitu un nomenklatūru, kurā būs visi ienākošie, izejošie un iekšējie dokumenti. Ja šie ir augstākas (vecāku) organizācijas dokumenti, tad tie tiek iesniegti galvai izskatīšanai; padoto organizāciju dokumenti jāiesniedz izskatīšanai vadītāja vietniekam, kurš atbild par darbu ar tām. Attiecīgi pilsoņu aicinājumi - tam deputātam, kuram uzticēts pienākums strādāt ar iedzīvotājiem.

5

Pēc korespondentu loka noteikšanas izveidojiet klasifikatoru, pēc kura jūs varat uzreiz noteikt, kurai korespondentu grupai šis dokuments pieder. Piemēram, piešķiriet kodu 01 valsts iestādēm, kodu 02 augstākas organizācijas burtiem, kodu 03 piegādātājiem, kodu 04 klientiem utt. Tas palīdzēs pilnveidot dokumentu apriti organizācijā.

6

Nosakiet, vai dokumentu plūsma tiks veikta žurnāla vai kartes formā. Abas formas tiek ieviestas īpašās elektroniskās dokumentu pārvaldības programmās. Ja joprojām nevarat iegādāties šādu programmu, izmantojiet elektroniskos dokumentu reģistrācijas žurnālus, tos var izpildīt programmā Excel.